UNDANG-UNDANG REPUBLIK
INDONESIA
NOMOR 7 TAHUN 1971
TENTANG
KETENTUAN-KETENTUAN POKOK KEARSIPAN
DENGAN RAHMAT TUHAN
YANG MAHA ESA,
PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA,
Menimbang
: a. bahwa untuk kepentingan generasi yang akan datang
perlu diselamatkan bahan-bahanbukti yang nyata, benar dan lengkap mengenai
kehidupan kebangsaan Bangsa Indonesia dimasa yang lampau, sekarang dan yang
akan datang, dan berhubungandengan itu perlu diatur ketentuan-ketentuan pokok
tentang Kearsipan;
b. bahwa dalam
rangka meningkatkan penyempurnaan administrasi aparatur Negara, khususnya
dibidang kearsipan, materi yang terdapat dalam Undang-undang No. 19 Prps. tahun
1961 perlu ditinjau kembali dan disesuaikan dengan perkembangan keadaan;
Mengingat:
1. Pasal 5 ayat (1) jo. Pasal 20 ayat (1)Undang-Undang Dasar 1945;
2.
Undang-undang No. 5 tahun 1969 (Lembaran-Negara Republik Indonesia tahun 1969
No. 36);
Dengan Persetujuan :
DEWAN PERWAKILAN
RAKYAT GOTONG ROYONG
MEMUTUSKAN:
Mencabut:
Undang-undang No. 19 Prps. tahun 1961(Lembaran-Negara tahun 1961 No. 3 1 0).
Menetapkan :
Undang-undang tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan.
BAB I
KETENTUAN-KETENTUAN UMUM
Pasal 1
Yang dimaksud dalam Undang-undang ini dengan "arsip" ialah:
a.
naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan
Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah;
b.
naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau perorangan,
dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam
rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Pasal 2
Fungsi arsip membedakan:
a. arsip
dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara
langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara;
b. arsip-arsip
yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan
kehidupan-kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari
administrasi negara.
Pasal 3
Tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungan jawab
nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan serta untuk menyediakan bahanpertanggung-jawaban tersebut bagi
kegiatan Pemerintah.
BAB II
TUGAS PEMERINTAH
Pasal 4
(1) Arsip
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 huruf a Undang-undang ini adalah dalam
wewenang dan tanggung-jawab sepenuhnya dari Pemerintah.
(2) Pemerintah
berkewajiban untuk mengamankan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 huruf b
Undang-undang ini sebagai bukti pertanggung-jawaban nasional,
yangpengusahaannya dilakukan berdasarkan perundingan atau ganti rugi dengan
pihakyang menguasai sebelumnya.
Pasal 5
Dalam melaksanakan penguasaantermaksud dalam Pasal 4 Undang-undang ini
Pemerintah berusaha menerbitkan:
a.
penyelenggaraan arsip-arsip dinamis;
b.
pengumpulan, penyimpanan, perawatan, penyelamatan serta penggunaan arsip
statis.
Pasal 6
Pemerintah mempertinggi mutu penyelenggaraan kearsipan nasional dengan
menggiatkan usaha-usaha:
a. penyelenggaraan
kearsipan yang membimbing ke arah kesempurnaan;
b. pendidikan kader
ahli kearsipan;
c.
penerangan/kontrole/pengawasan;
d.
perlengkapan-perlengkapan teknis-kearsipan;dan
e. penyelidikan-penyelidikan
ilmiahdibidang kearsipan pada umumnya.
Pasal 7
(1) Pemerintah
mengadakan, mengatur dan mengawasi pendidikan tenaga ahli kearsipan.
(2) Pemerintah
mengatur kedudukan hukumdan kewenangan tenaga ahli kearsipan.
(3) Pemerintahmelakukan
usaha-usaha khusus untuk menjamin kesehatan tenaga ahli kearsipan sesuai dengan
fungsi serta tugas dalam lingkungannya.
BAB III
ORGANISASI KEARSIPAN
Pasal 8
Untuk melaksanakan tugas termaksuddalam Pasal 5 Undang-undang ini, maka
Pemerintah membentuk organisasi kearsipanyang terdiri dari:
(1)
Unit-unitKearsipan pada Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah Pusat
danDaerah.
(2) a. Arsip
Nasional di Ibu-Kota RepublikIndonesia sebagai inti organisasi dari pada
Lembaga Kearsipan Nasionalselanjutnya disebut Arsip Nasional Pusat;
b. Arsip
Nasional ditiap-tiap lbu-KotaDaerah Tingkat I, termasuk Daerah-daerah yang
setingkat dengan Daerah TingkatI, selanjutnya disebut Arsip Nasional Daerah.
BAB IV
KEWAJIBAN KEARSIPAN
Pasal 9
(1) Arsip
Nasional Pusat wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 2 huruf bUndang-undang ini dari Lembaga-lembaga Negara dan
Badan-badan Pemerintah Pusat.
(2) Arsip
Nasional Daerah wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 2 huruf b Undang-undang ini dari Lembaga lembaga
danBadan-badan Pemerintah Daerah serta Badan-badan Pemerintah Pusat di
tingkatDaerah.
(3) Arsip
Nasional Pusat maupun Arsip Nasional Daerah wajib menyimpan, memelihara dan
penyelamatkan arsip yang berasal dari Badan-badan swasta dan/atau perorangan.
Pasal 10
(1)
Lembaga-lembagaNegara dan Badan-badan Pemerintah Pusat maupun Daerah wajib
mengatur,menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip sebagaimana dimaksud
dalam Pasal2 huruf a Undang-undang ini.
(2)
Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah Pusat wajib menyerahkan
naskah-naskah arsip sebagaimana dimaksudkan dalam Pasal 2 huruf b Undang-undang
ini kepada Arsip Nasional Pusat.
(3)
Lembaga-lembaga dan Badan-badan Pemerintahan Daerah, serta Badan-badan
Pemerintah Pusat ditingkat Daerah, wajib menyerahkan arsip sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 2huruf b Undang-undang ini kepada Arsip Nasional Daerah.
BAB V
KETENTUAN PIDANA
Pasal 11
(1)
Barangsiapa dengan sengaja dan dengan melawan hukum memiliki arsip sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 1 huruf a Undang-undang, ini dapat dipidana dengan pidana
penjara selama-lamanya 10 (sepuluh) tahun.
(2)
Barangsiapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 huruf a
Undang-undang ini, yang dengan sengaja memberitahukan hal-hal tentang isi
naskah itu kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya sedang ia
diwajibkan merahasiakanhal-hal tersebut dapat dipidana dengan pidana penjara
seumur hidup atau pidana penjara selama-lamanya 20 (dua puluh) tahun.
(3) Tindak
pidana yang termaksud dalam ayat(1) dan ayat (2) Pasal ini adalah kejahatan.
BAB VI
KETENTUAN PENUTUP
Pasal 12
Hal-hal yang belum diatur dalam Undang-undang ini akan diatur lebih lanjut
dengan Peraturan Perundangan.
Pasal 13
Undang-undangini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.
Agar supaya setiap orang dapatmengetahuinya, memerintahkan pengundangan
Undang-undang ini dengan penempatannya dalam Lembaran Negara Republik
Indonesia.
Disahkandi Jakarta
padatanggal 18 Mei
1971.
PresidenRepublik
Indonesia,
SOEHARTO
JenderalT.N.I.
Diundangkandi Jakarta
padatanggal 18 Mei
1971.
SekretarisNegara
Republik Indonesia,
ALAMSJAH
LetnanJenderal T.N.I.
PENJELASAN
ATAS
UNDANG-UNDANG No. 7 TAHUN 1971
TENTANG
KETENTUAN-KETENTUANPOKOK KEARSIPAN
PENJELASAN PASAL DEMI
PASAL
Pasal 1
Yangdimaksud
dengan naskah-naskah dalam bentuk corak bagaimanapun juga dari sesuatuarsip
dalam pasal ini adalah meliputi baik yang tertulis maupun yang dapatdilihat dan
didengar seperti halnya hasil-hasil rekaman, film dan lainsebagainya.
Yang dimaksud dengan
berkelompokialah naskah-naskah yang berisikan hal-hal yang berhubungan satu
dengan lainyang dihimpun dalam satu berkastersendiri mengenai masalah yang
sama.
Dalam pasal ini
ditegaskan pulaperbedaan antara fungsi arsip dalam tata pemerintahan (huruf a)
dan fungsidalam kehidupan nasional (huruf b). Hakekat daripada perbedaan ini
terdapatdalam pasal 4 yakni pengamanan daripada pertanggung-jawaban di bidang
nasionaldan di bidang pemerintahan.
Dengan Lembaga-lembaga
Negaradimaksudkan Lembaga-lembaga Negara seperti ditetapkan dalam Undang-undang
Dasar1945,
Sedangkan yang
dimaksudkan denganBadan-badan pemerintahan ialah:
a.
seluruhaparatur Pemerintah, termasuk dalam hal ini perusahaan-perusahaan yang
modalnyauntuk sebagian atau seluruhnya berasal dari pemerintah, dan
b.
badan-badanPemerintah yang akan/sudah dilebur pada waktu Undang-undang ini
dikeluarkan.
Pasal 2
Arsipmerupakan
sesuatu yang hidup, tumbuh, dan terus berubah seirama dengan tatakehidupan
masyarakat maupun dengan tata-pemerintahan. Pasal 2 ini menegaskanadanya dua
jenis sifat dan arti arsip secara fungsionil, yakni :
a.
arsipdinamis, sebagai arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan
artinyamenurutkan fungsinya; dan
b.
arsipstatis, sebagai arsip yang sudah mencapai taraf nilai yang abadi khusus
sebagaibahan pertanggung-jawab nasional/pemerintahan.
Adalah perlu sekali
ditentukansecara tegas tentang cara-cara penilaian arsip menurut fungsinya ini,
baiktentang penentuan nilai dari arti menurut usia/jangka waktu dan/ataupun
menurutevaluasi daya-gunanya. Cara-cara penilaian tersebut akan diatur lebih
lanjutdalam Peraturan Perundangan.
Perbedaan fungsi ini
menjadi dasardalam pelaksanaan tugas dan penguasaannya oleh Pemerintah sebagai
ternyatadalam pasal 5 dan dasar organisasi kearsipan nasional seperti ternyata
dalampasal 8 yang sebagai keseluruhan tercakup dalam pasal-pasal 3, 6 dan 7.
Pasal 3
Cukup jelas.
Pasal 4
Pemerintahmenguasai
arsip-arsip sendiri secara menyeluruh sesuai dengan fungsi-fungsinyadalam pasal
2 (huruf a) dan (huruf b) Undang-undang ini. Penguasaan itudlaksanakan dengan
cara-cara sebagai berikut :
a. penyelenggaraan
tata-kearsipan diseluruh aparatur,
b.
menentukansyarat-syarat pengamanan arsip-arsip, termasuk dalam hal ini
naskah-naskah:
1.
Yangditerima oleh dan/atau terjadi karena pelaksanaan
kegiatanperorangan/Badan-badan Swasta yang secara hukum sudah beralih
kepadaLembaga-lembaga Negara/Badan-badan Pemerintahan;
2. Yangkarena
perjanjian ataupun berdasarkan ketentuan-ketentuan lain atauketentuan-ketentuan
sebelumnya telah berada dalam tanggung-jawab pusat-pusatpenyimpanan arsip yang
telah ditentukan oleh Pemerintah;
3.
Yangmerupakan reproduksi dalam bentuk apa pun dari pada arsip dimaksud dalam
pasal1 huruf a.
Pengamanan di bidang
nasionalmeliputi persoalan dengan cara bagaimana arsip-arsip swasta, perorangan
dapatdiselamatkan demi kepentingan nasional.
Demikian Pula soal
arsip Pemerintahyang sebelum adanya Undang-undang ini berada di luar penguasaan
PemerintahRepublik Indonesia, baik di dalam maupun di luar negeri.
Pasal 5
Pemerintahmenguasai
arsip-arsip sendiri secara menyeluruh sesuai dengan fungsi-fungsinyadalam pasal
2 (huruf a) dan (huruf b) Undang-undang ini. Penguasaan itudlaksanakan dengan
cara-cara sebagai berikut :
a. penyelenggaraan
tata-kearsipan diseluruh aparatur,
b.
menentukansyarat-syarat pengamanan arsip-arsip, termasuk dalam hal ini
naskah-naskah:
1.
Yangditerima oleh dan/atau terjadi karena pelaksanaan
kegiatanperorangan/Badan-badan Swasta yang secara hukum sudah beralih
kepadaLembaga-lembaga Negara/Badan-badan Pemerintahan;
2. Yangkarena
perjanjian ataupun berdasarkan ketentuan-ketentuan lain atauketentuan-ketentuan
sebelumnya telah berada dalam tanggung-jawab pusat-pusatpenyimpanan arsip yang
telah ditentukan oleh Pemerintah;
3.
Yangmerupakan reproduksi dalam bentuk apa pun dari pada arsip dimaksud dalam
pasal1 huruf a.
Tidak lama berselang, Bursa Efek Indonesia mengumumkan rencana
perubahan jam perdagangan efek dari mulai perdagangan pukul 09:30 WIB
menjadi 09:00 WIB.
