Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, arsip adalah simpanan surat-surat penting. Berdasarkan pengertian ini, tidak semua surat dikatakan arsip. Surat dinyatakan sebagai arsip jika memenuhi persyaratan berikut ini:
  • Surat tersebut harus masih mempunyai kepentingan bagi organisasi/lembaga baik untuk masa kini dan masa yang akan datang;
  • Surat yang menyimpan kepentingan tersebut disimpan menurut sistem tertentu sehingga memudahkan temu balik bila diperlukan kembali.
Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Berdasar pengertian ini, warkat dapat disebut arsip apabila memenuhi 3 syarat, yaitu:
  • Warkat memiliki kegunaan
  • Warkat disimpan secara teratur dan berencana, dan
  • Warkat dapat mudah dan cepat ditemukan jika diperlukan kembali.
Dari dua pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa untuk dapat disebut sebagai arsip, maka surat atau warkat harus memenuhi persyaratan: memiliki nilai guna bagi organisasi/lembaga sehingga surat/warkat tersebut dikelola dengan teratur dan berencana menurut suatu sistem tertentu agar memudahkan penemuan kembali surat/warkat yang disimpan itu jika sewaktu-waktu dibutuhkan kembali nilai informasi yang ada di dalamnya oleh organisasi/lembaga.
Rencana posting berikutnya Pengertian arsip berdasarkan:
  • Asal Katanya
  • Undang-Undang Nomor Prp. 19 Tahun 1961
  • Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971
  • Seminar Dokumentasi/Arsip Kementerian-kementerian
  • Lembaga Administrasi Negara

Pengertian Umum Arsip  

Arsip merupakan salah satu produk pekerjaan kantor (office work) selain surat, formulir dan laporan.
Surat merupakan suatu alat penyampaian informasi atau keterangan-keterangan (keputusan, pernyataan, pemberitahuan, permintaan dan sebagainya) secara tertulis dari satu pihak kepada pihak yang lain.
Formulir adalah daftar isian yang dibuat atau dicetak dalam bentuk seragam, berguna untuk mencatat/merekam, mengumpulkan dan mengirimkan informasi.
Laporan adalah setiap tulisan berisi informasi hasil pengolahan data suatu penelitian, penyelidikan atau research terhadap suatu masalah.
Kegiatan atau pekerjaan kantor yang berhubungan dengan penyimpanan dan pengelolaan warkat, surat-surat dan dokumen-dokumen ini disebut kearsipan. Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya proses organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi.
Melihat arti pentingnya arsip dan kearsipan, Pemerintah Indonesia memberikan perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Ini terbukti dengan diberlakukannya beberapa peraturan perundang-undangan yang mengatur mengenai Kearsipan Nasional. Secara berurutan, peraturan yang dikeluarkan pemerintah terkait kearsipan adalah sebagai berikut:
  1. Undang-undang Nomor Prp. 19 Tahun 1961 tentang Pokok-pokok Kearsipan Nasional. Dimuat dalam Lembaran Negara Tahun 1961 No. 310, Tambahan Lembaran Negara No. 2368. UU ini dicabut dan diganti UU berikutnya.
  2. Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan Nasional. UU ini dimuat dalam Lembaran Negara Tahun 1971 Nomor 32, Tambahan Lembaran Negara Nomor 2964.
Penjelasan umum Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 dikatakan bahwa: “Untuk kepentingan pertanggungjawaban nasional kepada generasi yang akan datang, perlu diselamatkan bahan-bahan bukti yang nyata, benar serta lengkap mengenai kehidupan kebangsaan Bangsa Indonesia pada umumnya dan penyelenggaraan Pemerintahan Negara pada khususnya baik mengenai masa lampau, masa sekarang dan masa yang akan datang”.
Rencana posting berikutnya Pengertian arsip:
  • Menurut Kamus/Ensiklopedi
  • Menurut Asal Katanya
  • Menurut Undang-Undang Nomor Prp. 19 Tahun 1961
  • Menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971
  • Menurut Seminar Dokumentasi/Arsip Kementerian-kementerian
  • Menurut Lembaga Administrasi Negara