Pengertian Administrasi Kepegawaian
Administrasi
kepegawaian berkaitan dengan penggunaan sumber daya manusia dalam suatu
organisasi. Berkaitan dengan hal tersebut, dalam kegiatan belajar ini
telah dikemukakan beberapa pendapat para ahli tentang pengertian, ruang
lingkup, dan fungsi/aktivitas kepegawaian.
Sistem Administrasi Kepegawaian
Sistem
administrasi kepegawaian adalah bagian dari administrasi negara yang
kebijaksanaannya ditentukan dari tujuan yang ingin dicapai. Pola
kebijaksanaannya tergantung pada bentuk negara yang dianut suatu negara,
apakah federal ataukah kesatuan.
Kebijaksanaan
dasar sistem administrasi kepegawaian di negara kita mengacu pada
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang perubahan atas Undang-Undang
Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian. Dalam undang-undang
tersebut dinyatakan bahwa dalam rangka usaha mencapai tujuan nasional
untuk mewujudkan masyarakat madani yang taat hukum, berperadaban modern,
demokratis, adil, dan bermoral tinggi, diperlukan pegawai negeri yang
merupakan unsur aparatur negara yang bertugas sebagai abdi masyarakat
yang menyelenggarakan pelayanan secara adil dan merata, menjaga
persatuan dan kesatuan bangsa dengan penuh kesetiaan kepada Pancasila
dan Undang-Undang Dasar 1945.
Fungsi Teknis Administrasi Kepegawaian
Administrasi
kepegawaian pada hakikatnya melakukan dua fungsi yaitu fungsi
manajerial, dan fungsi operatif (teknis). Fungsi manajerial berkaitan
dengan pekerjaan pikiran atau menggunakan pikiran (mental) meliputi
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian pegawai.
Sedangkan fungsi operatif (teknis), berkaitan dengan kegiatan-kegiatan
yang dilakukan dengan fisik, meliputi pengadaan, pengembangan,
kompensasi, integrasi, pemeliharaan, dan pemensiunan pegawai.
Perencanaan
pegawai dapat didefinisikan sebagai proses penentuan kebutuhan pegawai
pada masa yang akan datang berdasarkan perubahan-perubahan yang terjadi
dan persediaan tenaga kerja yang ada. Perencanaan pegawai merupakan
bagian penting dari dan sebagai kontributor pada proses perencanaan
strategis karena membantu organisasi dalam menentukan sumber-sumber yang
diperlukan dan membantu menentukan apa yang benar-benar dapat dicapai
dengan sumber-sumber yang tersedia.
Perencanaan
pegawai yang baik akan memperbaiki pemanfaatan pegawai, menyesuaikan
aktivitas pegawai dan kebutuhan di masa depan secara efisien,
meningkatkan efisiensi dalam merekrut pegawai baru serta melengkapi
informasi tentang kepegawaian yang dapat membantu kegiatan kepegawaian
dan unit organisasi lainnya. Melalui perencanaan dapat diketahui
kekurangan dibanding kebutuhan sehingga dapat dilakukan perekrutan
pegawai baru, promosi, dan transfer secara proaktif sehingga tidak
mengganggu kegiatan organisasi.
Dalam
membuat perencanaan pegawai perlu diperhatikan faktor internal dan
eksternal organisasi. Di samping itu, perlu pula diperhatikan
langkah-langkah yang harus ditempuh sebagaimana dikemukakan Miller
Burack dan Maryann.
Pengorganisasian
adalah suatu langkah untuk menetapkan, menggolong-golongkan dan
mengatur berbagai macam kegiatan yang dipandang perlu, penetapan tugas
dan wewenang seseorang, pendelegasian wewenang dalam rangka untuk
mencapai tujuan. Pengorganisasian mengantarkan semua sumber dasar
(manusia dan nonmanusia) ke dalam suatu pola tertentu sedemikian rupa
sehingga orang-orang yang bekerja di dalamnya dapat bekerja sama secara
berdaya guna dan berhasil guna dalam mencapai tujuan yang telah
ditetapkan. Salah satu akibat dari pengorganisasian adalah terbentuknya
struktur organisasi dan dalam struktur organisasi akan nampak bagaimana
hubungan antara satu unit dengan unit lain. Dengan kata lain, struktur
organisasi akan mempengaruhi aliran kerja, delegasi wewenang dan
tanggung jawab, sistem kontrol dan pengendalian, serta arus perintah dan
pertanggungjawaban. Oleh karena itu, dalam mendesain struktur
organisasi bagian kepegawaian perlu dipertimbangkan berbagai faktor
sebagaimana telah diuraikan dalam kegiatan belajar ini.
Ada
banyak teori dan keyakinan tentang apa yang memotivasi pegawai. Secara
keseluruhan tidak ada kesepakatan tentang motivasi. Oleh karena itu,
sangat sulit bagi organisasi untuk sampai pada kebijakan dan pendekatan
yang akan memuaskan semua pegawai. Selain itu, bagi organisasi dengan
skala apa pun, membuat analisis mendalam tentang apa yang memotivasi
setiap pegawai adalah tidak praktis. Namun, ada aturan-aturan praktis
yang dapat diikuti setidak-tidaknya untuk membantu memotivasi pegawai
dan meningkatkan kepuasan kerja, yaitu sebagai berikut.
Pengawasan
sebagai bagian dari pengendalian merupakan proses pengukuran dan
penilaian tingkat efektivitas kerja pegawai dan tingkat efisiensi
penggunaan sarana kerja dalam memberikan kontribusi pada pencapaian
tujuan organisasi. Setiap kegiatan pengawasan memerlukan tolok ukur atau
kriteria untuk mengukur tingkat keberhasilan dalam bekerja, yang dalam
penilaian kinerja disebut standar pekerjaan.
Standar
adalah suatu kriteria atau model baku yang akan diperbandingkan dengan
hasil nyata. Banyak jenis standar yang dapat dipergunakan dalam
pengendalian kegiatan-kegiatan kepegawaian. Dalam mengendalikan
unit/bagian kepegawaian, pimpinan harus mampu menemukan butir-butir
pengendalian strategis yang dapat dipantau berdasarkan penyimpangan.
Salah
satu fungsi Kepegawaian adalah pengadaan pegawai. Dalam kegiatan
pengadaan pegawai ini harus dilihat apakah ada formasi yang lowong, di
samping itu perlu pula dilihat kebutuhan sumber daya manusia, banyaknya
kebutuhan dan jenisnya pekerjaan. Setelah pasti ada formasi yang lowong,
maka baru diadakan serangkaian kegiatan untuk menjaring pegawai yang
sesuai dengan kebutuhan masing-masing unit beserta kualifikasinya.
Sedangkan
perekrutan merupakan proses penarikan sejumlah calon yang memiliki
potensi untuk ditarik menjadi pegawai yang dilakukan melalui berbagai
macam kegiatan. Perekrutan yang efektif secara konseptual memiliki
beberapa hambatan yang dapat bersumber dari kebijakan organisasi maupun
dari perencanaan sumber daya manusia. Dalam ketentuan perundang-undangan
Kepegawaian Negara terdapat ketentuan yang mengatur formasi yaitu
Peraturan Pemerintah No. 54 Tahun 2003 tentang Formasi Pegawai Negeri
Sipil.
Dalam
rangka menentukan jumlah dan kualitas pegawai yang diperlukan oleh
suatu unit organisasi, harus ditetapkan oleh seorang pejabat yang
berwenang dalam jangka waktu tertentu berdasarkan jenis, sifat dan beban
kerja yang harus dilaksanakan, dengan tujuan agar unit organisasi itu
mampu melaksanakan tugasnya dengan baik dan tepat pada waktunya.
Kegiatan
seleksi tidak hanya merupakan proses pemilihan pegawai dari sekian
banyak pelamar yang dijaring melalui proses perekrutan, tetapi juga
proses pemilihan calon pegawai terhadap organisasi yang akan dimasuki.
Pegawai yang telah lolos seleksi akan diprioritaskan untuk mengikuti
kegiatan orientasi sebelum yang bersangkutan ditempatkan dan mulai
bekerja. Orientasi sangat penting terutama bagi pegawai baru. Hal ini
dikarenakan apa yang diperoleh pertama kali seseorang memasuki dunia
kerja akan berkesan lama, dan ini akan mempengaruhi pegawai tersebut.
Orientasi
merupakan upaya untuk mensosialisasikan nilai-nilai organisasi,
pekerjaan, dan rekan-rekan pada pegawai baru, yang dilakukan melalui
sebuah program formal maupun informal. Bagi pegawai lama yang akan
menduduki jabatan baru, orientasi juga perlu. Mereka dapat belajar
terlebih dahulu tanggung jawab yang akan dikerjakannya.
Sumber buku Administrasi Kepegawaian Karya Enceng dkk
0 komentar:
Posting Komentar